Оставить заявку

Осуществление предпринимательской деятельности онлайн или бизнес на удалёнке

Распространение заболевания (COVID-19), вызываемого коронавирусом SARS-CoV-2, а также введенные вследствие этого ограничения, прежде всего, ограничение свободы передвижения, создали существенные затруднения для осуществления предпринимательской деятельности. Вынужденное отсутствие на рабочем месте создает препятствие для привычного функционирования большинства организаций и вынуждает пойти на меры по перестройке повседневного ведения дел.

Несмотря на это, следует заметить, что на данный момент существуют и имеют должное развитие технологии, которые, в целом, позволяют частным организациям продолжать осуществлять свою деятельность дистанционно, если только она не имеет таких особенностей, которые могут использоваться только в конкретном месте (например, использование специфического электронного или телекоммуникационного оборудования, либо программного обеспечения, в том числе, необходимого для соблюдения режима коммерческой тайны). Данные технологии относятся, в частности, к организации и контролю за учетом рабочего времени, проведению переговоров, ведению бухгалтерии, учета клиентов.

В настоящей статье рассматривается вопрос о заключении договоров в отсутствие возможности физически поставить на подготовленных документах подписи и печати, а также представляется обзор различных инструментов, средств и способов, упрощающих осуществление предпринимательской деятельности удаленно.

Заключение договоров дистанционно

Пункт 2 статьи 434 Гражданского кодекса Российской Федерации допускает возможность заключения договоров в письменной форме как путем составления одного документа в электронной форме, подписанного сторонами, так и путем обмена письмами либо иными данными.

Частью 4 статьи 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» обмен сообщениями, подписанными электронной подписью или аналогом собственноручной подписи в целях заключения гражданско-правовых сделок приравнен к обмену документами.

Для последующего изложения потребуется провести различия между электронным документом и электронным образом документа. Определение «электронный документ» содержится в пункте 11.1 статьи 2 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Под электронным документом понимается документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью. Понятие «электронный образ документа», или «электронная копия документа, выполненного на бумажном носителе», и его дефиниция также содержатся в некоторых нормативных и судебных актах. Электронным образом документа является документ на бумажном носителе, преобразованный в электронную форму путем сканирования с сохранением его реквизитов. Такой документ содержит собственноручную подпись и, вдобавок, может удостоверяться электронной цифровой подписью. При этом электронный образ документа не заменяет сам документ на бумажном носителе.

Нередко договор заключается именно путем обмена электронными образами договоров.

Как видно, стороны договора вправе заключить и подписать договор без собственноручного проставления подписей и печатей на экземплярах одного документа. Для этого при подготовке и оформлении договора стороны могут собственноручно подписать документ и, при наличии, поставить на нем печати, а в последующем отсканировать (в результате будет создан электронный образ документа) и направить его другой стороне, которая повторит указанные действия, но уже с электронным образом документа. Кроме того, некоторые программы для ЭВМ (например, Acrobat Reader DC от Adobe) позволяют прямо в документах с расширением .pdf создавать и размещать макеты подписей и печатей, что исключает необходимость использовать материальные носители (бумагу).

При этом необходимо соблюдать требования, предъявляемые к простой письменной форме сделок. Они перечислены в пунктах 1 и 2 статьи 160 Гражданского кодекса Российской Федерации. Во-первых, сторонами должно быть установлено условие, допускающее заключение договора путем составления одного электронного образа документа или письмами или иными данными. Это же распространяется и на факсимильное воспроизведение подписи. Во-вторых, должна иметься возможность воспроизвести в неизменном виде содержание заключенного путем составления одного электронного образа документа или обмена электронными документами договора на материальном носителе. Наконец, в-третьих, требование о наличии подписи будет считаться выполненным, если будет задействован любой способ, позволяющий достоверно установить лицо, выразившее волю.

В целом, действующее в настоящее время законодательство не препятствует заключению договоров путем обмена электронными образами документов. Тем не менее, в своих актах суды сформировали некоторые разъяснения, на которые стоит обратить внимание при заключении сделок дистанционно. Так, если законом установлено, что договор может быть заключен только в определенной форме, то такое требование должно быть соблюдено, в противном случае, договор будет признан незаключенным. Например, в своем постановлении от 10 марта 2020 года № Ф05-663/2020 по делу № А40-14800/2019 Арбитражный суд Московского округа отметил, что договор аренды нежилого помещения не может быть заключен путем обычной электронной переписки в отсутствие составленного сторонами единого документа. Кроме того, при рассмотрении споров, вытекающих из договоров, заключенных путем обмена электронными образами документов, возникают вопросы о достоверности самого документа (как, например, в постановлении Арбитражного суда Московского округа от 23 декабря 2019 года № Ф05-5703/2019 по делу № А40-178185/2018). Для того чтобы избежать подобных случаев, в договоре сторонами может быть предусмотрено о том, что договор может быть заключен путем обмена электронными копиями договора, после чего они осуществляют обмен экземплярами документа, составленного на материальном носителе, содержащего собственноручно проставленные подписи и печати.

При удаленной работе клиенты хотят уверенности в сохранности приватной информации. На первый взгляд, с удаленным офисом хранить информацию представляется сложнее. Но это легко решаемо. Во-первых, для работы с клиентами, требующими подписания соглашения о неразглашении (NDA), используйте виртуальную частную сеть (VPN). Она стирает разницу между сотрудником в офисе и на удаленке: ею пользуются на стороне и клиента, и заказчика. Во-вторых, юридически закрепляйте все позиции NDA для каждого сотрудника в трудовом договоре. Это еще одна причина, по которой никогда нельзя оформлять удаленных сотрудников «в черную». Никому не нужны проблемы с законом, а утечка информации может произойти и с офисного компьютера. В-третьих, проверяйте наличие шифрования и настройки доступа в тех онлайн-сервисах, которые используете.

Проведение переговоров с целью заключения договоров дистанционно

Заключению договора всегда предшествуют переговоры сторон будущей сделки. Существуют множество продуктов и сервисов, позволяющих общаться с контрагентом в режиме реального времени.

Кроме того, ставшие уже привычные в использовании мессенджеры Telegram, Viber и WhatsApp также обладают возможностями для совершения видеозвонков.

Не будет лишним напомнить и о том, что перечисленные средства связи могут использоваться и внутри рабочего коллектива для организации взаимодействия между сотрудниками, проведения совещаний и иных корпоративных мероприятий. Возможностями для проведения групповых аудио- и видеозвонков обладают такие сервисы, как Discord, Skype, Zoom.

Исполнение заключенных договоров дистанционно

Исполнение совершенной сделки на различных ее этапах возможно с помощью CRM-систем, которые позволяют учитывать всю необходимую информацию о каждом контрагенте.

Дистанционное функционирование частных предпринимательских организаций

Учет рабочего времени, постановка и распределение задач, контроль их выполнения работниками может осуществляться с помощью различных сервисов. К таковым возможно отнести, например, Trello, Time Doctor, Jeffit, Hubstaff, CrocoTime, 1С-Битрикс или Битрикс24. Несмотря на то, что каждое из указанных средств, в целом, будет иметь одно и то же предназначение, они могут иметь различные интерфейс, функционал, возможности по интеграции с другими сервисами и средами.

Для ежедневного обмена информацией в виде файлов достаточно Dropbox, One Drive от Microsoft, Google Drive или Яндекс.Диск. Чтобы гибко настраивать права доступа и не беспокоиться о том, что после ухода из компании у сотрудника останутся все копии облачных файлов, удобно использовать корпоративный аккаунт в Google.

Можно оформить корпоративную подписку на сервис медицинских услуг: DOCDOC, например, или Яндекс.Здоровье. Это удобно: не надо идти в поликлинику или вызывать врача на дом, если вдруг кто-то из сотрудников заметит у себя тревожные симптомы. Доктор выслушает, ответит на вопросы и проконсультирует. Беседа с квалифицированным врачом успокоит на фоне всеобщей паники.

Корпоративное обучение также возможно проводить онлайн. Этому могут способствовать различные сервисы, как то Coursera, Бизнес класс или Деловая среда.

Как видно из настоящей статьи, существуют достаточные возможности для того, чтобы любая компания могла продолжить осуществление своей деятельности, даже если ее работники и руководство будут находиться на удалении друг от друга.

Похожие статьи
Оставить заявку