Подпишитесь на рассылку

Получите новости от юридического бюро Law & Wise

Оставить заявку
Калькулятор
Бесплатный анализ
платежеспособности
должника
Бесплатный анализ платежеспособности должника Калькулятор Поиск

Заключение договора с помощью обмена электронными документами

Современный бизнес уже невозможно себе представить без электронных средств связи и прелестей технического прогресса: всевозможные почтовые сервисы, системы связи, мессенджеры и социальные сети становятся более предпочтительной площадкой для обмена информацией. На смену шариковой ручке приходит электронная подпись, а бумажные архивы заменяются облачными хранилищами.

Очевидные плюсы

Для заключения договора электронные средства связи также представляются довольно привлекательными. Так, ни для кого ни секрет, что электронные документы обладают целым рядом преимуществ по сравнению с бумажными документами:

  • Экономия времени. В ситуациях, когда необходимо оперативно подписать контракт, обменяться новой редакцией договора, либо контрагент находится в другом регионе нашей необъятной родины или в другой стране приходит на помощь обмен отсканированными версиями договора.
  • Экономия финансов. Кажется, что бумага для принтера и расходы на почтовые отправления обходятся недорого и затраты на них тонут в массе других хозяйственных трат. В то же время небольшая компания за 1 год может легко и непринужденно потратить в районе 150 тысяч рублей на бумагу, почту и курьерские отправления.
  • Рабочее пространство. В особенности актуально для организаций с большим документооборотом. Как правило, за счет внедрения электронных документов можно освободить десятки квадратных метров арендуемой площади, выделяемых по архивы и складирование бумажной документации.
  • Риск утраты. Несомненно, сервер или жесткий диск, на котором хранится документация, может дать сбой и как говорят «упасть». Но это скорее исключение из правила. Бумага в настоящее время является устаревшим носителем информации и риск повреждения/утраты бумажного документа несомненно более высокий по сравнению с его электронной версией.

Правовое регулирование

Пункт 1 статьи 434 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ) прямо указывает, что договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма. Как указано в пункте 2 указанной статьи  договор в письменной форме может быть заключен путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. Электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Стоит немного подробнее разобраться в данных определениях и формулировках, представленных законодателем в указанной норме. Так, согласно Постановлению Госстандарта РФ от 09.03.2004 № 87-ст под каналом связи понимаются средства связи или механизм связи для передачи сообщений от источника информации к приемнику информации.

Согласно Федеральному закону от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» информацией является сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления, а электронным сообщением является информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети. При этом данный закон дает иное определение электронного документа. Так, под электронным документом понимается документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Суммарно все эти понятия позволяют идентифицировать признаки договора, заключаемого путем обмена электронными документами:

1. При заключении договора используются определенные каналы связи (сеть Интернет, факсимильная связь и проч.).

2. Происходит обмен электронными документами.

3. Данный обмен происходит по каналам связи, которые позволяют идентифицировать сторон по договору.

Первые два признака носят технический характер, но третий напрямую связан с установлением факта возникновения гражданских отношений. Возникает вопрос – каким образом можно установить, что электронный документ исходи именно от контрагента?

Электронная подпись и каналы связи

Есть несколько способов установления тождества подписанта и стороны договора. Первым является электронная подпись (далее – ЭП). Такая подпись по сути представляет из себя информацию, которая используется для определения лица, подписывающего документ (далее – электронный документ). Такую возможность предоставляет Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон об ЭП). Наличие ЭП на документе, который направил вам контрагент, позволяет с наибольшей вероятностью определить подписанта электронного документа, в отличии от простого обмен сканами подписанных документов.

Многие компании используют корпоративные почты для обмена файлами, но в договоре стороны даже не всегда указывают хотя бы один адрес электронной почты. В процессе сотрудничества и длительных договорных отношений стороны могут менять адреса электронной почты, а также использовать совершенно иные адреса, поскольку вести переписку с нескольких аккаунтов не всегда удобно. Периодически недобросовестные стороны целенаправленно используют сторонние почтовые ящики. Цели могут быть разными, но все они так или иначе связаны с признанием договора незаключенным или его условий (оплаты, предмета и проч.) или не согласованными.

Так, Арбитражный суд Северо-Западного округа по делу № А56-8103/2016 установил, что переписка сотрудников ответчика и истца не является надлежащим доказательством заключения договора в электронной форме, поскольку стороны не заключали соглашения об электронном документообороте, электронные подписи при отправлении сообщений не использовались, а в материалах дела отсутствуют документы, подтверждающие согласование условий спорного договора генеральными директорами истца и ответчика.

Каким образом можно доказать факт заключения договора посредством обмена электронными документами? Гражданское законодательство имеет определенный перечень условий, при соблюдении которых можно уставить факт договорных отношений. Например, если ваш контрагент получал товар и направлял замечания или претензии, ссылаясь на договор, заключенный онлайн, то такие действия являются признанием условий договора и, соответственно, его юридической силы.

В соответствии с п. 3 ст. 432 ГК РФ, сторона, принявшая от другой стороны полное или частичное исполнение по договору либо иным образом подтвердившая действие договора, не вправе требовать признания этого договора незаключенным, если заявление такого требования с учетом конкретных обстоятельств будет противоречить принципу добросовестности. Также при наличии ведении электронной переписки у контрагента необходимо запрашивать доверенность в форме электронной копии. Такой документ несомненно будет являться еще одним весомым аргументом для отстаивания своей позиции в суде.

Это подтверждается и судебной практикой. Например, Девятый арбитражный апелляционный суд, рассматривая дело № А40-148673/15, установил, что у работника, осуществлявшего переписку по спорному договору, имелась доверенность, содержавшая полномочия на ведение переписки от лица исполнителя. Ответчику не удалось убедить суд в том, что договор не был заключен. Как итог – требования истца оплатить сумму, установленную договором, суд признал обоснованными.

Рекомендация

Поскольку судебная практика по признанию договоров, заключенных путем обмена электронными документами, носит противоречивый характер, рекомендуется соблюдать следующие правила по заключению такого рода договоров:

1. Включить в условия договора пункт о признании сторонами юридической значимости электронной переписки. Крайне желательно использовать ЭП при заключении договора.

2. Указать в тексте договора почтовые адреса, которые будут использоваться в ходе электронной переписки. (лучшим вариантом если контрагент использует собственный корпоративный домен).

3. Необходимо подтверждать полномочия сторон договора доверенностями. Еще до заключения соглашения на тех или иных условиях требуйте от контрагента доверенность на заключение договора.

Соблюдение данных рекомендаций позволит обезопасить бизнес от недобросовестных контрагентов при заключении договора посредством обмена отсканированными копиями договора, а также увеличит шансы на положительный исход при рассмотрении дела в суде.

 

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:

Компьютеризация государственных органов

Электронная переписка с контрагентом как доказательство в суде

Как не потерять деньги при работе с контрагентами

Похожие статьи
Обратная связь